マイナンバーのアウトソーシングで人事部の工数削減

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マイナンバーは住民票に基づいて割り振られた国民番号であり、行政機関はこの番号によって個人を特定できます。

行政サービスの充実を目的として導入されたのですが、特定個人情報として、通常の個人情報よりも厳格な取り扱いをすることが法律で義務づけられており、違反した企業には重い処罰が下される可能性もあるのです。情報漏えいをした企業と報道されれば、取引先やメインバンクからの信用も失ってしまいます。

会社の内部でアクセス権限が的確に設定されているサーバー等を導入するのはコストがかかるので、すでに大企業並みの管理体制が構築されている業者へのアウトソーシングを利用してみましょう。


人事部の限られた人員だけで、社内から取引先までの全てのマイナンバーを適切に収集して、なおかつ、社内でも担当者だけが閲覧できる状態で管理するのは難しく、アウトソーシングによって収集の段階から委託する企業が増加中です。


その部署の役職者が集めて、回収するべき部署の担当者のデスクに置いておくといった従来の方法では、権限がない他の社員や、出入りの業者も見られる状態ゆえ、万が一情報漏えいが発生したら、会社としての責任問題になりかねません。
しかし、アルバイトなどの短期間で入れ替わる非正規雇用の分まで、いちいち人事部の担当者がマイナンバーを集めていては、とても日々の業務をやるだけの時間を確保できなくなってしまいます。各店舗の店長に任せるとしても、忙しい現場では常にきちんと取り扱われるとは限らず、最初からアウトソーシングにすることで、業務フローを切り分けているのが現状です。
アウトソーシングであれば、マイナンバーの収集についての説明も専任のオペレーターがきちんと行ってくれる上に、問い合わせ窓口にもなってくれるので、管理についての人事部の工数を大幅に削減できます。
さらに、外部へ委託することで、今後のマイナンバーの取り扱い方法が変わった場合でも、その対応についてコストがかからないメリットもあります。税務などの記載を義務づけられている書類のみに印字してあれば良いので、給与計算といった関連事業も含めて、アウトソーシングをしてしまうのも一つの手です。
収集と管理のみを委託した場合でも、本人と番号確認のプロセスがなくなるから、従業員の入れ替わりが激しい会社だけではなく、日本全国に支社がある企業でも大きな効果があります。
行政としてもまだ今後の運用方法を模索している段階だからこそ、臨機応変に対応できる外部への委託を検討してみましょう。これからどう変更されるか分からない制度のために新規の人員を雇うのはリスクが高いですし、現在の人員だけで対応するにしても、改めて番号の収集からになる可能性もあります。

確実に本人から正しい番号を集めなくてはいけないので、すでに色々な企業から任されている業者の力を借りて、人事部の社員は会社の業績向上となるコア業務に集中することをお勧めします。

マイナンバーのアウトソーシングに対する不安感を取り除くための安心情報満載です。

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